第3章_12 クライアントから在宅ワーカーへ

ある担当者の“ちょっと辛口コメント”
(プログラム開発業 総務部長より)

 在宅ワーカーの方へ仕事を託すということは、会社としては社内の人間に頼むよりコストを大幅に抑えることができるのです。
しかも、急ぎの仕事の場合、対応が早いのが魅力。翌朝までに仕上げたい仕事がある場合、夜中の在宅勤務を希望している方は条件にぴったり合うというわけです。
また、大量の作業を早く仕上げたい場合も、ワーカーさんたちの力がたいへん役に立っています。
 仕上がりについてはなるべくきちんと指示を出すようにしていますが、それでも細かい点で何通りかの処理方法が考えられることは意外と多いものです。
そんなときは自己判断せず、こちらに確認をとっていただけるとありがたい。
それがミスの少なさにもつながります。逆に困るのは、守秘義務を守れない人。仕事の内容は、あくまで口外しないというのがルールです。
 一般企業には、3割ぐらい「在宅ワーク」でこなしたほうが効率のいい仕事があります。
これからの時代、在宅という勤務形態自体がもっと普通のことになって、むしろ、在宅ワーカーさんにお願いしないと会社が成り立たないということになるかもしれない。
そうなると、子供がいて在宅でしか仕事ができないから、というような消極的な「在宅ワーク」ばかりでなく、自分のノウハウやスキルをさらに生かすため、「在宅ワーク」という道を選ぶ人が増えてくるはずです。
自分の得意な仕事をすることが、会社のためにもなり、自分のためにもなり、ひいては社会のためにもなると思います。
だから、これから在宅ワーカーを目指す方は、プロの意識を持っていてほしい。
今後ますます市場は広がって、今の10倍ぐらいになっていくだろうと私は読んでいます。
そうなると、在宅ワーカー全体の意識のレベルアップも必要とされます。
とにかく、責任を持って仕事することです。個人事業主として、自分を磨き、自分自身をアピールすることを忘れないでください。自分の可能性を広げるためにも、高い意識を持ってどんどん挑戦してほしいと思います。

第3章_11 作業を進める12の手順その10

12 入金確認

いかがでしょうか? 「在宅ワーク」といっても仕事を受けた以上は、会社に出勤して働くのと同じように、仕事には責任を持って取り組まなければなりません。顔の見えない相手と仕事を進めなければならないのですから、コミュニケーションがとれなければ、仕事はうまくいきません。出社して働く仕事以上にコミュニケーション力が要求されるのです。顔が見えないからといって、遠慮することも躊躇することもありません。疑問に思ったこと、不安なことなどは、メールをフル活用してどんどん質問しながら業務を進めていきましょう。ミスを防ぐのも、スムーズに進行させるのも、あなたのコミュニケーション次第なのです。誠実に業務を遂行すること、これがあなたの成果になるのです。

御請求書
1993/3/17
山中商事  御中
    様
(株)オフィスM
東京都文京区本駒込6-13-12-403
TEL:03-3945-8255
FAX:03-5395-6991
** SOHOのことはオフィスエムへ **
下記のとおり御請求いたします
合計金額 ¥39,375
   ・・・・・今後ともよろしく御願い申し上げます・・・・・
商品№ 品名 数量 単価 金額
データ入力 1500 ¥25 ¥37,500
合計 ¥37,500
消費税(5%)  ¥1875
総計 ¥39,375
<振込先> ●×銀行 ○○支店 口座番号○○○○○○
      ●×銀行 ○○支店 口座番号○○○○○○
      宛先 株式会社ABC

第3章_10 作業を進める12の手順その9

10 検収結果確認

納品してしまえば「それで終わり」ではありません。あなたの納品したデータをチェックした担当者がミスを発見した場合、あなたは修正を要求されることがあるでしょう。まず注意しなければいけないのは、納品後も、メールチェックをするなど、いつでも担当者と連絡を取れる状況にしておくことです。また、修正を要求された場合のことも考慮して、スケジュールを空けておきましょう。「納品しました、明日から不在です」では、仕事を受ける資格はありません。修正を要求されたら、すぐにデータを修正し再納品しましょう。ミスをしてしまった、ということでクヨクヨするより、あなたが修正の要求にどう対応するかが大切なのです。ミスがあったとしても最後まで責任を持って完了することが重要です。あなたが誠意を持って取り組めば、必ず次の仕事につながることでしょう。

11 請求書作成

一般的に業務終了後に請求書(納品書 左ページ参照)を提出する形が多いでしょう。決められた専用用紙があるなら、それを使用して納品完了後に速やかに提出します。経費として請求が認められているものは、忘れずに請求しましょう。電子メールを利用して請求書を送る場合には、確実に相手に届いているかを確認しましょう。また、請求書は必ず控えを保管しておきます。経費として請求したものがある場合、その領収書なども保管しておけばトラブルが防げますね。

続く

第3章_9 作業を進める12の手順その8

8 校正

いよいよ納品ですが、その前にじっくりデータをチェックできる時間を持つようにしましょう。焦ってチェックしてミスがあったのでは大変です。また、チェックもできずに納品してしまうのでは、あまりに無責任ですね。もう一度、マニュアルや仕様書を読み返し、自分が思い違いをしているところがないか、確認しましょう。そして、データ一つ一つをチェックしていきます。データ入力のような仕事であれば、全件プリントアウトしたものと資料を突き合わせて確認するのもよい方法ですね。例えば、名簿の入力業務であれば、入力ミスを探すのはもちろんですが、入力仕様に合っていないところ(半角数値入力でなければならないところが全角になっているなど)はないかもしっかり確認していきましょう。入力ミスは誰にでもあるものです。気を抜かず、じっくり見直してミスがあればしっかり修正しましょう。

9 納品

納品時に気をつけるのは、同時に返却しなくてはいけないものをよく確認し、データはUSBメモリに入れるのかメールでいいのか、資料は同封するのかなど、受注時に聞いたクライアントからの要望をチェックします。納品時の時間が決まっているときは、必ず時間を厳守すること。またメールを送ったあと、先方に電話を入れてメールが文字化けしていないか……などを確認するのも大切です。それから、場所によっては宅配便が翌日に到着しないこともありますから、前もって業者に聞いておきましょう。

 

続く

第3章_8 作業を進める12の手順その7

7 作業

それでは、仕事中はどんな点に注意して進めていけばいいのでしょうか?トラブルが発生してしまったら、どうやって乗り切ればよいのでしょう。

■メールチェックを欠かさずに
一般的に在宅で仕事をする場合、業務連絡がメールで行われることがほとんどです。在宅ワーカーにとって、メールは最も大切な連絡手段といえるかもしれません。作業が始まったら、少なくとも1日1回はメールチェックをしましょう。例えば、仕様の変更や納品形態の変更など、重要な連絡がいつ入るかわかりません。読み漏らしてしまって、後からトラブルになっては大変です。連絡された内容に疑問がある場合は、すぐに確認しましょう。「よくわからないけど、まあ後でいいや」などと考えず、一つ一つ確認しながら進めていくべきです。また担当者からのメールで、あなたが何か質問されたときは、速やかに返信するように心がけましょう。何日たってもあなたからの連絡がなければ、担当者は「病気になってしまったのか?」「パソコンが壊れてしまったのか?」などと心配することでしょう。担当者との良好なコミュニケーションを保つためにも、メールチェックを怠らないことです。

■ほんとにこれでいいの?
作業を進めるなかで、「このやり方でいいのだろうか?」と疑問が出てくることもあるでしょう。マニュアルを読み返しても判断がつかないときは、とにかく自分で決めてしまわないで、担当者に質問しましょう。在宅の仕事で、いちばんミスにつながりやすいのは、「自分の思い込み」なのです。「きっとこうだろう、これでいいだろう」という間違った思い込みのまま作業を進めてしまうのは危険です。質問するときには、「入力資料には○○と記載されていますが、入力するときは○○と入力すればいいのですか」というように、どんなケースでどこで迷っているのかを、例を挙げて質問するようにしましょう。質問に対する回答が理解できなければ、何度でもわかるまで質問しなければいけません。小さなことでも確認しておけば、安心して作業を進められます。「こんなことを聞いていいのだろうか?」と思うことでも、遠慮せずにどんどん質問していきましょう。

■トラブル発生! どうしよう!
業務中にトラブルが起こることはよくあります。どうやって乗り切りますか?「パソコンが壊れてしまった」「病気で作業を進められない」など、仕事中にやむをえない事情で作業を進めることができなくなった場合、なによりも最優先にあなたがしなければならないことは、担当者への連絡です。どうしようと悩んでいるより、自分の状況を速やかに連絡し、対応方法を相談しましょう。連絡もせずに、納期になってから「終わりませんでした」などということがないように、充分注意してください。納期までに完了することがいちばん大切なことですから、それができないのであれば、トラブルが発生した時点で対策をとらなければなりません。あなたの速やかな判断・連絡が必要なのです。納期までに完了させるためには、スケジュール管理をしっかりすることですが、スケジュールより大幅に遅れているようであれば要注意です。スピードアップして完了できるのならいいのですが、どうしても終わりそうにないと判断するのであれば、どこまでならできるのか、いつまでなら完了できるのかを、担当者へ連絡し対応方法を相談しましょう。

続く

第3章_7 作業を進める12の手順その6

6 スケジュールを立てる

マニュアル、資料、納期、納品方法などを確認したら、作業スケジュールを立てます。最初のうちは、どのくらいの時間で完了できるのか見当がつかないかもしれませんが、1時間でどれくらいの件数がこなせるのかという自分の力を知っておくことです。それを目安に、「何日までにここまで終わらせる」というようなスケジュールを立てます。スケジュールを立てるときに大切なのは、余裕をもった計画を立てるという点です。例えば、納期の当日や前日に完了するようなスケジュールはどうでしょうか? これでは完成したデータをじっくり見直す時間がありませんね。納期ギリギリに完成して、見直しもせずに納品するようなことがないように注意しましょう。納品後に、修正を要求されることもありますから、その時間も確保しておかなければなりません。納品した→修正を依頼された→でも修正する時間がない、もしくは外出してしまって連絡がつかない、というようなことのないように、最後まで責任を持って業務を完了できるスケジュールを立てましょう。

続く

第3章_6 作業を進める12の手順その5

5 マニュアル(仕様書)&資料確認

■マニュアルを確認しよう!
一般的に仕事の前に、マニュアルや仕様書などが、メールやファクス、郵送などで配布されます。まずは作業を始める前に、マニュアルには数回目を通しましょう。あなたがすぐに作業を開始しなくても、配布されたらすぐに確認したほうがよいでしょう。よく読んで、意味のわからない言葉や操作・設定があれば、自分で調べるなりその担当者へ質問するなりして、事前に確認しなければいけません。やったことのない設定があれば、実際に自分で設定しながら確認するのもよいでしょう。自分の作業環境で仕様書と合わせられない部分(例えば指定のフォントを所有していないなど)があれば、どのように対応したらよいか、担当者と相談しなければいけませんね。ただ読むだけでなく、実際の作業をイメージしながら、読み込むようにしていきましょう。また、マニュアルがデータファイルなどで配布された場合、印刷して手元で確認しながら作業することをお勧めします。

■納期や納品方法を確認しよう!
仕事を始める前に、○月○日の何時までに納品すればよいのか、必ず納期は確認しましょう。あとで、納期を勘違いしていたということにならないように、事前にチェックします。次に、納品方法も確認します。メールの添付ファイルとして送信する、プリントアウトして郵送する、USBメモリに保存して郵送する、など納品方法も仕事によってさまざまですね。納品方法が郵送の場合、納期までに納品先必着であれば、いつ発送すればよいのかを事前に確認しておきましょう。例えば、宅配便を利用する場合は、受けつけた時間によって、到着日が変わってしまうことがあります。最寄りの取扱店に何時までに出せば、いつ相手先に届くのかを確認しておく必要がありますね。納品が一括なのか、分割なのかについても確認しましょう。同じ形のデータを大量に入力する場合などは、分割納品の場合が多くなります。分割納品とは、例えば1,000件のデータを200件ごとに5回に分けて納品する方法です。送受信時間の短縮や、ミスを早めに発見できるメリットがあります。また、テスト納品という形もあります。大量なデータを入力する場合、マニュアルどおりに入力されているか、納品形式に問題がないかを確認するために、最初に数十のデータをテスト的に納品します。テスト納品がある業務の場合は、早めにテスト納品して、チェックしてもらうと安心して作業を進められますね。納品形式はどうでしょうか? あなたの所有ソフトで納品形式に合わせられないようであれば、担当者へ確認する必要がありますね。また、納品はLHAやZIP形式といった圧縮ファイルですることがほとんどですが、圧縮に不安があるときは、事前に自分で確認してみましょう。担当者にファイルを送信して、確認してもらうのもひとつの方法です。

■資料を確認しよう!
業務に必要な資料(名簿やファイル、作業のもとになるデータなど)を郵送や宅配便、ファクスで受け取った場合、すぐに件数や枚数を確認します。受注した件数が何件なのかを速やかに確認し、不明な点や疑問点がある場合は担当者へ問い合わせます。例えば100件の仕事を受けたのに、90件しか資料がないのであれば、その旨を担当者に報告します。また、資料やファイルが破損していないか、ページが抜けていないか、判読できない個所はないか、なども確認します。資料は、あなたが預かっているものです。やぶけてしまったり、汚してしまったり、または壊してしまったりしないように、取り扱いには充分注意しなければなりません。終了後に、資料を返却するのか、破棄するのかは業務によって違います。不明なときは担当者へ必ず確認しましょう。返却する場合は、返却日や返却方法も確認しましょう。

続く

第3章_5 作業を進める12の手順その4

4 受注

クライアントとの話がついて、金額面や納期、その他で折り合いがつけば仕事開始です。そのGOサインとして、最終的にクライアントから注文書をもらうこともあります。注文書は、発注を受けた証拠になり、仕事を開始してしまってから取りやめになった場合など、内容によってはクライアントに賠償請求できる可能性もあります。ただ、詳細な見積もりを出しているときは、注文書はあえて必要でないかもしれないし、契約書ではないので、あくまで確認の意味であることを認識しましょう。

続く

第3章_4 作業を進める12の手順その3

3 見積もり

見積もりは、「在宅ワーク」の仕事の中でいちばん大事で難しいことです。見積もりとは、この仕事をやるのにどれくらいの時間がかかって、どれくらいの料金を請求すればいいか決めることです。入力業務でいえば、例えば名簿を見せられて、「これは1件入力するのに、いくらかかる?」と聞かれるわけです。
そこで、あなたは名簿を見つめます。
入力項目が、氏名・自宅の住所・電話番号程度のものと、会社名や部署・肩書・メールアドレスまで入っているものとでは、入力にかかる時間が全然違いますね。ですからあなたは、じっと見て、自分の入力スピードが1件3分なら、50円くらいかなと決めて、「50円ですね」と答えるわけです。
それであっさりとクライアントがOKといえばいいのですが、この時代、それではまず決まらないでしょう。クライアントは渋い顔をしています。あなたは「うーん、でもお付き合いが長いから……ご予算はおいくらでしょう?」とさりげなく尋ねます。ここで予算を聞くことが大切なのです。もちろん答えてもらえないこともありますが。結局、見積もりとは、クライアントとの値段の駆け引きですので、あちらは安く、こちらは高く、と妥協が難しいものなのです。
さて、駆け引きが始まったら、値段をどこで終結させるかはあなた次第です。少々安くても、勉強のつもりと思うなら引き受ければいいし、折り合いがつかなければお断わりすればいいし……。もちろんお断わりするときは、上手に断わってください。高飛車な態度で断われば、次の依頼はありませんから。
場合によっては、見積書を作成することもあります(左ページ参照)。形式はそんなに複雑である必要はありません。見積書は、お互いにとって「この金額で出した」という証拠なので、仕事が終わって請求するまで大事に保管しましょう。見積書と最終の請求書の額が理由もなく異なっていると、クライアントは不愉快な気持ちになるので注意が大切です。

御見積書
2000/4/1
山中商事  御中
    様
(株)オフィスM
東京都文京区本駒込6-13-12-403
TEL:03-3945-8255
FAX:03-5395-6991
** SOHOのことはオフィスエムへ **

下記のとおり御見積いたします
合計金額  ¥39,375
   ・・・・・今後ともよろしく御願い申し上げます・・・・・
商品№ 品名 数量 単価 金額
データ入力 1500 ¥25 ¥37,500
合計 ¥37,500
消費税(5%)  ¥1875
総計 ¥39,375

続く

第3章_3 作業を進める12の手順その2

作業を進める12の手順

1 仕事内容を確認

2 打ち合わせ

一本の電話が鳴りました。「もしもし株式会社○○○社の加藤です」
おやおや急にクライアントからの電話です。新しい仕事を頼みたいから明日の午後3時に、打ち合わせに来てくれとのことでした。打ち合わせというのは、単純にいえば顔と顔を突き合わせて、話をする機会です。多人数でする仕事や、複雑な仕事などのときに打ち合わせをすることが多くなります。
インターネットが発展すればするほど、顔を合わせるチャンスが稀になります。しかし、やはり人間は顔を見るだけでほっとしたりする部分もあるので、クライアントに会う機会があれば、積極的に会いに行きましょう。地方で会いに行けないときは、しつこくならない程度にメールや手紙を出すのもいいかもしれません。
さて、打ち合わせのときの服装は、男女ともスーツタイプのものが無難でしょう。普段あまり人と会うことの少ない「在宅ワーク」ですから、会うときくらいは服装にも細心の注意をはらいましょう。一般に個性を重んじて、自由が好きな在宅ワーカーでも、会うときは無難なものにしておくことをお勧めします。他人が自分と必ずしも同じ考えではないことを理解して、世渡り上手になってください。
打ち合わせ当日は早く起きましょう。初めて会うクライアントなら、なおさら遅刻はいけません。手帳や筆記用具は持って……。地図やインターネットでクライアントの所在地を確認して、10分前には目的地に着くようにしましょう。そして部屋に入る前に、携帯電話やPHSの電源はオフにします。
打ち合わせの目的は、会ってコミュニケーションを図ることと、仕事の説明を受けることの2点です。簡単に電話ですまない仕事なのですから、必ずメモをとり、間違いのないようにしっかり聞きましょう。そして内容を把握して、あなたは業務の見積もりを出すことになるわけです。

続く