人材不足解消の鍵！リモートワーカー採用のメリットと依頼時の注意点

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新年度が始まりました。なかには採用活動がうまくいかず、人材不足のままスタートしている企業もあるかもしれません。
今回のメルマガでは、人材不足を解消する鍵となる、リモートワーカーの採用について、そのメリットや仕事を依頼する際の注意点を解説します。

オンラインだからこそ、気を付けなければならない点は多くあります。
現在、リモートワーカーに仕事を依頼している企業の方も、ぜひ参考にしてください。

◆リモートワーカーを採用するメリット

少子高齢化が進み、現役世代が減少するなか、「求人を出しても応募が来ない」という声も聞かれるようになりました。
まずは、人材不足を打破する手段としてのリモートワーカー採用のメリットを見ていきましょう。

◇優秀な人材を獲得できる

リモートワーカーを採用することで、採用市場は企業の近隣エリアから日本全国、あるいは世界へと広がります。これにより、「遠方だから難しい」という理由で取り逃していた優秀な人材を採用できる可能性があります。

例えば、育児や介護、病気やケガなどにより、能力があっても出社が困難な人材も対象となります。

◇災害時など出社が困難な状況でも事業を継続できる

リモートワーカーの活用は、防災対策にもなります。
例えば、地震や台風などで社屋が被害を受けたり、公共交通機関が使えなくなったりする事態も想定されます。

このような状況では、オフィスでしか働けない企業は業務が停止してしまいます。
しかし、リモートワーカーの採用や、リモートワーク体制を整備しておけば、オフィスに被害が出た場合でも業務を継続することが可能です。

また、感染症の流行などで出社が困難になった場合でも、従業員は人混みを避けながら、自宅で安心して業務を行えます。
BCP対策の一つとして導入することで、損害を最小限に抑え、早期復旧も見込めるでしょう。

◇コストを削減できる

リモートワーカーを採用すると、交通費やオフィス維持費、採用費コストの削減につながります。

在宅勤務であれば通勤交通費の負担が不要となり、オフィスに必要な机やイスなどの什器も削減できます。
さらに、柔軟な働き方により離職率の低下も期待でき、結果として採用コストの抑制にもつながります。

採用するリモートワーカーの人数に比例して、経費削減の効果は大きくなります。
経費を削減できれば、利益率の向上にもつながります。

◆リモートワーカーを採用するデメリット

リモートワーカーの採用には多くのメリットがありますが、デメリットも理解しておくことが重要です。

ここからは主なデメリットを見ていきましょう。

◇セキュリティ対策が必須になる

リモートワーカーを採用する際に欠かせないのが、セキュリティ対策です。
社外のネットワークや個人のPCを利用する場合、オフィスと同等のセキュリティレベルを維持するためのツール導入や運用の手間が発生します。

長期的にはコスト削減につながる場合もありますが、初期段階では一定の投資が必要です。
対策や教育を怠ると、次のようなセキュリティ事故が発生する可能性があります。

・カフェや公共施設のWi-Fiを利用し、IDやパスワードなどの情報が流出した
・社用のパソコンで業務とは無関係のWebサイトを閲覧してウイルスに感染した
・知らないメールアドレスから届いたファイルを開き、パソコンがウイルスに感染した

情報漏洩が発生すると、金銭的損失だけでなく、企業の信用低下にも直結します。
ツールの導入だけでなく、従業員教育も重要です。

◇勤怠管理や評価が困難になる

リモートワークでは、従業員の働く様子を直接確認できないため、
従来の評価方法が通用しにくくなります。

プロセスが見えにくいことから、成果物中心の評価になりやすく、数値化しにくい「サポート業務」や「調整業務」が過小評価される可能性があります。
その結果、従業員のモチベーション低下を招くケースも考えられるでしょう。

また、労働時間の管理や記録が従業員任せになりやすく、サボりや無断残業といった問題が発生する可能性もあります。

結果として生産性が低下したり、長時間労働による体調不良が起きたりするおそれもあります。
こうした課題は、仕組みやツールの導入によって軽減・回避することが重要です。

◇コミュニケーション不足によるパフォーマンス低下

リモートワークでは、オフィスでは自然に発生していた気軽な相談や雑談が減少します。

対面であれば相手の状況を見て声をかけるタイミングを判断ができますが、オンラインではそれが難しく、遠慮が生まれやすくなります。

その結果、指示の認識ズレが生じやすくなったり、孤独感からモチベーションが低下したりする可能性があります。
チームの一体感が損なわれ、パフォーマンスに影響を及ぼすリスクもあるでしょう。

◆リモートワーカーに業務を依頼する際の注意点

リモートワーカーに業務を依頼する際には、企業を守るための対策が不可欠です。

ここからは業務を依頼する際の注意点を詳しく解説します。

◇セキュリティ対策を義務付ける

リモートワーカーに業務を依頼する際は、相手の善意や常識に頼るのではなく、
契約書やガイドラインで具体的なセキュリティ要件を義務として明文化しましょう。

セキュリティ対策を個人の裁量に任せきりにすると、万が一の際に全責任を負わなければなりません。

リモートワークでは、企業の目が届かない場所でデータが扱われるため、明確な基準が必要です。
例えば、ウイルス対策ソフトの導入やOSの最新化、公共の場での業務禁止などが挙げられるでしょう。
また、定期的に研修を行い、従業員のリテラシー向上を図ることも必要です。

◇適切な人事評価を行う

業務の進捗状況や労働時間が管理しづらくなることから、リモートワーカーに対してはオフィスに出社する場合のような評価は通用しません。
また、不適切な評価は離職につながる恐れもあります。

定期的なオンラインミーティングを実施したり、管理ツールを使って進捗状況を把握したりすることで、適切な評価をしやすくなるでしょう。

◇情報共有ツールを活用する

チャットツールやタスク管理ツール、クラウドストレージなどを活用し、情報の一元管理を行いましょう。

ツールを正しく活用することで情報のブラックボックス化を防ぎ、オフィスの場合と変わらない、もしくはそれ以上のスピードで業務を進めることが可能になります。

slackの「はたらき場所改革に関する調査レポート」によると、
回答者の46％が必要な情報や書類を見つけにくいと回答し、うち45％が組織内における情報や書類の保管場所が多すぎることを理由に挙げました。

また、回答者の42％が毎日6つ以上のアプリを使い、アプリ間の切り替えに一日あたり平均で21分費やしていることも明らかになっています。

他にも、2人に1人のナレッジワーカーが社外の人とのコミュニケーションやコラボレーションを単一のプラットフォームで行うことに魅力を感じているということも発表されました。

プラットフォームを一つにし、ツールを正しく活用することで、業務の効率を上げられるでしょう。

人材不足が深刻化する今、「完全在宅」という選択肢を提示することは、全国の優秀な人材を惹きつける大きな強みとなります。

BCP対策やコスト削減といった経営上のメリットも大きい一方で、対面ではないからこそ生じる「セキュリティ」「評価」「コミュニケーション」といった課題には、事前の制度設計が欠かせません。

リモートワーカー採用を成功させるためには、個人任せにせず、ガイドラインの明文化と適切なITツールの活用によって、組織としての仕組みを整えることが重要です。

変化の激しい新年度において、柔軟な働き方を取り入れ、強い組織づくりを目指していきましょう。

＜リモートワーカーを採用するメリット＞
ALL DIFFERENT株式会社「在宅勤務とは？意味、テレワークとの違い、導入メリットと大企業事例」
https://www.all-different.co.jp/column_report/column/telework/hrd_column_165.html

e-Janネットワークス株式会社「テレワークはメリットだらけ？ 企業側・従業員側の利点とデメリットも紹介」
https://www.cachatto.jp/column/article/016.html

MOMSLAB「在宅勤務の企業・従業員それぞれのメリット・デメリットと導入時の注意点を解説！」
https://moms-lab.jp/blogs/article0079/

＜リモートワーカーを採用するデメリット＞

MOMSLAB「在宅勤務の企業・従業員それぞれのメリット・デメリットと導入時の注意点を解説！」
https://moms-lab.jp/blogs/article0079/

ALL DIFFERENT株式会社「在宅勤務とは？意味、テレワークとの違い、導入メリットと大企業事例」
https://www.all-different.co.jp/column_report/column/telework/hrd_column_165.html

＜リモートワーカーに業務を依頼する際の注意点＞
メールワイズ式 by cybozu「テレワーク・在宅勤務のマネジメントで注意すべきポイント」
https://mailwise.cybozu.co.jp/column/88.html

slack「Slack、はたらき場所改革に関する調査レポート」
https://d34u8crftukxnk.cloudfront.net/slackpress/prod/sites/6/%E3%81%AF%E3%81%9F%E3%82%89%E3%81%8D%E5%A0%B4%E6%89%80%E6%94%B9%E9%9D%A9-%E3%83%AC%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88-Japan-Report_21012022.pdf

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