【在宅ワークの管理も在宅でできる時代になりましたね】

コロナ禍により在宅ワークが定着し、完全在宅勤務も珍しくなくなりました。そうなると、在宅勤務の社員の人事管理も在宅でということになります。これまで人事・総務のアウトソーシングは難しいと思われてきましたが、やり方によってはかえって効率的にできます。

補助金申請等をしている小規模会社様の例ですが、社員数名の人事はじめ事務関係は社長がされていました。事業拡大に伴い、社長の手が回らなくなり部分的にアウトソーシングをすることになりました。

アウトソーシングされた業務の内容は
・本人しか見られない社員ごとの専用ファイルを作成し、そこへ社員の給与明細や源泉徴収票などを送付。
・エクセルで作った日報を月初に社員に送る。
・在宅なので日報に間違いがないかのチェック（休日なのに勤務実績載っている、昼休みが一時間入力されているかなど）

これだけの業務をまかせることで、社長が本来の業務に専念することができ業績も大幅に上がったアウトソーシングの好例です。

オフィスエムでは御社の業務内容に合わせて、効率的な業務委託のやり方をご提案します。

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【「急ぎの資料が届かない。どうなっているの⁈」　といった問合せへの回答こそ、「急ぎ」です】

以前、教育関連企業様のサイトを立ち上げましたが、その後の運営管理も継続して行っています。

その中で、新たに資料請求に対する問い合わせメールへのサポート業務も始めました。
「依頼した資料が届かない。」
「このパンフレットはいつ発送されるのか。」　などのメールに返信し、
そのあと対象の資料の発送状況を調べ、状況を把握して折り返し問合せ先に回答する。
といった業務です。

毎日、送られてくるメールをチェックして対応するのですが、受験関係のサイトなので忙しい時期、
特に年末や受験シーズンは問い合わせが非常に多くなります。

以前はお客様の会社の社員二人がかかっていたところを、弊社スタッフ一人が対応することになりました。
社員の方がその作業に関わることなく本業に専念できるようになったことが一番の利点ですが、
時期によって変動する作業量にも柔軟に対応しておりますので、経費の節減にもつながったと好評をいただいている案件です。

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【「勉強」も「仕事」もオンラインで成果をあげられます】

英会話教室もオールオンラインでレッスンするところも多くなりました。
レッスンの様子を見学することはできませんが、レッスン風景を動画にしてSNSに上げることで、授業の内容をお見せしている英会話教室があります。

英会話のモニターさんが、動画を見ながら勉強したり、一カ月に何回か海外のメンターと会話をするなど、レッスン風景の動画をTwitterにアップしています。
月に４回（週一）、レッスンを受けているときの様子や、オンラインレッスンの感想を言うなどリアルに英会話授業の様子がわかるようになっています。

モニターさん自身が動画を取り、弊社スタッフが長い動画を編集して1分半くらいにまとめ、Twitterに上げるまでをしています。
すべてオンラインでできるので、インターンシップで海外に住んでいるスタッフが担当しています。時差も関係なくスキルを活かせる、オフィスエムが得意としている働き方ですね。

最近はこのようなSNS運用についての相談が増えています。
インスタのリール動画をあげたり、動画にキャプションを入れて見やすいようにまとめるなど、このようなスキルを持っている人はこれからもっと必要とされてくるでしょう。

ちなみに、オフィスエムのインスタの動画の編集もこのスタッフがしています。

https://www.instagram.com/stay_safe_nishikata/reels/

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【誕生から一人歩きができるまで、サイトを支援します】

高校の進路担当の先生が、いろいろな大学の情報を得るためのサイトを作られています。
受験の内容、オープンキャンパス、学校自体の情報など、これまでは大学側が発行した紙の資料が主で、先生の机周辺は紙がいっぱいになっていました。
それらをすべてネットで得られるようなサイトを作るのが目的だとのことです。

このサイトの「情報」が正しいか事前にチェックするのが弊社の役割です。
得られた情報が実際に先生が欲しいものなのかを選別したり、AIを使ってコンピューターが検索したものが正しいのかを人の目でチェックしたりをしています。
そうやって人の目でチェックした正しい情報を入力することで、コンピューターに覚えさせ、間違いを学習させるといった役割もあります。

さらに先生が特に欲しい情報、たとえば日程の変更など重要な項目は上に上がってくるよう、情報の重要度を判別することも大切なこと。
コンピューターが判断した重要度が正しいかどうかのチェックは、やはり人の目が必要となるので
そこの部分も担当しました。

サイトを立ち上げてすぐはこうした人の作業が必要ですが、継続していくことでコンピューターが学習していくので人の作業は減っていきます。
サイトは作るだけでなく、順調に滑り出すまでを支援することも大事！
オフィスエムではトータルで承っています。

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【初めての歯医者さん選びって難しいですよね】

「どこかいい歯医者さん知らない？」　誰かに聞いたり聞かれたりしたことはありませんか。
歯医者さんの数はコンビニよりも多いといわれ、自分に合った歯科医院を見つけるのはなかなか難しいですね。
だからでしょうか、ネット上でも歯科医院紹介サイトは数が多く、分かりやすく紹介しているものから専門的な技術を載せているものまで幅広くあがっています。

歯科医院を選ぶポイントは、行った人の口コミと医院紹介サイトの記事、この両方を参考にされる方が多いようです。

そのような重要な歯科サイトの記事を書くライターは、歯科の専門知識を持っている人なのでしょうか？
オフィスエムでご依頼いただいているサイトでは、実際に書いているのは歯科専門のライターとは限りません。　歯科技術についてはマニュアルがしっかりしており専門知識が無くても正確な記事が書けます。

大事なのは患者様目線。歯科医院を選ぶポイントや、お子さまが初めての歯医者さんにかかるときのアドバイスなど、一般の方々が「歯医者さん」と聞いて気になることを身近な視点でわかりやすく書いています。
もちろん内容については歯科医院のチェック済みで間違いはありません。

お医者さんに直接尋ねたいことを、あらかじめ分かりやすく解説してもらうことで、歯科医院選びの参考になったとのご意見をいただきました。

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【「手間のかかること」に、価値があるものもあります。】

大学病院の医師の方が昇格され、ご案内とお礼を兼ねたお知らせを出されることになったと秘書の方からご連絡をいただきました。
出される相手先は700件以上。　エクセルでバラバラに保管されていた住所録をまとめて印刷会社のテンプレートに入力する必要がありました。
挨拶状なので、納期も短く、また誤字や住所の間違いなどはあってはなりません。

このような「煩雑」で、「大量」で、「急ぎ」の仕事こそアウトソーシングすべき！　ということで
オフィスエムにご依頼をいただきました。

なにかを告知する際に、メールやSNSなどオンラインでお知らせするのが早道ではありますが、
挨拶状やお礼状など、あえてアナログな方が人の心に触れる場合もあります。
文面を作り、印刷、宛名にする住所録の作成、宛名印字、挨拶状封入、発送と手はかかりますが、
メールを読むのと手紙を受け取るのでは、相手方の反応も違ってくるのではないでしょうか。
行程はアウトソースしても、気持ちを伝えることはできます。

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