リモートワーカー活用完全ガイド

「リモートワーカー」とは何か

弊社が定義する「リモートワーカー」とは、個人事業主として自立している人材を指します。
（フリーランスと同一の表現です）

アメリカのベンチャー企業Uberが多数のドライバーを登録させて配車事業を行っており、そのドライバーは各々個人事業主として認定され活動をしています。（ただしドライバーが専属的な社員であることの認定も最近では行政により一部出たりしております）個人事業主ですので、企業側の補償範囲は正社員とは違っていて、例えば、多数の正社員が定時以降に残業での作業が必要な場合、その定時以降から個人事業主であるリモートワーカーを活用することで、社員の残業を減らし業務に合った企業経営が可能になります。
また、人材派遣は法による規制が最近厳しくなり、フレキシブルな活用を求める企業側から見ると取り扱いが難しい状況です。現在は社会的な背景もあり、過剰な働き時間を是正し社員の働きやすい環境を整備することも企業側が求められています。個人事業主だからと言って非常識的な扱いをして良いということではありませんが、正社員とは違った背景があるということ、業務内容に沿うリモートワーカーが動けるという現実はここにあるのです。

ではリモートワーカーを導入するまでの流れを、事例を設定してご説明したいと思います。

1課題をまとめる

ワールドデザイン社は、大手小売業からチラシやパンフレットなど販促に関する多くの業務を委託で受けておられます。 毎年10月から11月にかけてのイベントが多い時期は通常の2倍程度の業務依頼が発生し、そのため会社内にいるデザイナー20人の他、繁忙期1.5カ月間は派遣会社などから15人程度増員してデザイン案件を受けていました。その期間のデザイナーのコストはとても高く、年間を通して考えると案件の中で赤字が生じている計算になっていました。通常のデザイナーを減らすわけにはいかないので、 10月から11月にかけて、派遣会社から雇用しているデザイナーの費用をなんとかできないものかという課題がありました。

2業務範囲定義と予算化

10月から11月にかけての委託内容は急ぎの直しが必要である場合が多く、そのため会社内にデザイナーを常駐させていたわけですので、数時間内に直さなくてはならないものなどの業務内容はリモートワーカーに発注することが難しいと判断しました。 そこで、依頼内容を急ぎであるAパターンと数日以内に直せば良いというBパターンに分類しました。リモートワーカーにはBパターンのみを依頼するように業務範囲を設定することで、より的確なワーカーの選別ができるようになります。

次に費用感を検証します。派遣で依頼していたデザイナーのコストが、例えば15人で300万円かかっていたと想定します。目標値としてこれを2割下げるとすると、トータルの予算は240万円になります。この予算の中でリモートワーカーが時間内に質とバランスのとれたものを納品できるか、十分に検証する必要があります。
リモートワーカーはリモートの地点で仕事をする場合、時間で拘束する時給契約の他、1案件いくらで仕上げるといった業務量に応じた契約をすることも可能です。後者は当初から予算が見込めますし、仕上げまでに時間がかかる人の方が支払う費用が高くなるといった矛盾を防ぐことができます。

【ポイント】
解決しなければならない課題の内容、その業務の範囲、そして一案件にかかる費用をまず明確にすることが大切です。結果として改善されなければリモートワーカーを導入する必要性がありませんし、業務の内容によってはリモートワーカーの導入が難しい場合もあります。この検証ができることもオフィスエムの大きな強みとなっております。 この決定を社内でできる場合は社内の担当者が行うことが必要です。ただ時間的に猶予がない時や、社内の方が判断することが難しい、このような場合はオフィスエムでコンサルティングすることも可能です。

3少ない分量でお試し

いきなりリモートワーカーを導入すると現場は混乱することが多く、その状態で業務本番時に大量のリモートワーカーがいると良い結果から遠ざかってしまいます。まず本番前に少ない分量でお試しをしてみることが大事だと考えます。レスポンスの早さや、業務の品質などをチェックすることができますし、同じ環境にいないリモートワーカーとは言え業務を進める上での相性もあるので、社員の方とうまくいかないようであれば調整が必要です。案件や条件によっては、他社員の方々を引き入れず案件担当者のみがリモートワーカーと直接やり取りをすることもあります。

ワールドデザイン社の場合は、短時間のやりとりが必要ということもあり Web上で情報共有できるサービスを用いて案件スタッフ全員をグループ化しました。実際に忙しくなる10月前に、 5人程度のグループを作り疑似の発注で実際の仕事を行ってみました。実際に業務を動かすことで隠れていた課題が見えてくることが多くあります。今回は業務に使用するデータ量が想定外に大きく、社内だけのサーバーでは不足することなどがわかりました。細かいことですが、本番中にこのような問題が発見された場合、大きなトラブルとなります。

リモートワーカーと面談する必要がある場合のみ面接の設定をオンライン上などで調整しますが、特に問題がなければ面接しない場合も多々あります。オフィスエムは、登録しているリモートワーカーの情報と経歴から最適な人材を選びチームを編成いたします。これまでの経験と実績と責任を持ち自信を持ってご提供できるものなので、その部分は任せていただいて良いかもしれません。

4条件調整～契約締結

夕方5時以降〜夜12時まで働ける方、土日のみ稼働が可能、デザインのイラストレーターのみの修正が可能など、リモートワーカーには様々な条件があります。それをパズルのピースのように組み合わせ、チームを編成することがオフィスエムの最大の役割です。ピースがきれいに埋まり素晴らしい絵が完成するイメージを形にするべく、具体的な条件調整を行い契約の締結をしていきます。

5稼働開始

本番前に様々な情報を双方で共有しておき、本番中にチームでの齟齬がないように努めていきます。実際の業務が開始されれば、目の前の業務に集中するだけです。
クオリティの適正なものを納期に間に合わせて納品することを達成し、クライアントにご満足いただくことがこのプロジェクトの目的であります。

6稼働中～契約終了

案件が終了した後は規定フォーマットにご記入いただき、内容をまとめていきます。廃棄が必要なデータなどの処理や費用の精算を行い、そして納品した数量を再確認し請求内容をまとめます。チーム内では今後に備えて、すべきだったことやしておけばよりスマートだった発見などを絞り出し、さらなるマニュアルを作成します。こうしてこの時期のオブジェクトは終了となりますが、次の時期の同じプロジェクトには基本的に同じメンバーが再結集することとなりますので、このような経過を踏まえて進行することでどんどん内容が精査され、必要な変化を取り入れながら数年かけて生産効率が上がっていきます。

7最後に

経過を見てみると長い時間がかかる印象ですが、こうして構築された基盤はどっしりとした盤石になります。社員でも外部の人材でも変わらない、密度が濃い一体プロジェクトとなるのです。ここでリモートワーカーの本当の目的が達成できると考えています。 今回の企業例は一例であり、様々な条件や案件に対してより最適な進め方、人材とチームをご提供いたします。ご自身の会社が、大切なスタッフが、目の前の業務に集中できる仕組み。変えようとする一歩から現実のものになります。