国境や時間にとらわれず自由に働きたい人のブログ

会員さまメルマガvol.184

投稿日:2019年4月1日 更新日:

 卒業シーズンの3月。お子さんが園や学校を卒業するという方も多いでしょう。もしかしたら、ご自身も来月から新しい職場や環境に身を置くということで、“卒業”を迎える方もいらっしゃるかもしれません。
 こうした卒業を迎えるとホッと一息つける時間となりますが、卒業前は次に始まることへの準備で慌ただしいなんてこともありますよね。そんなときに気をつけたいのが、ちょっとしたミス。いつもなら、見落とさないようなこともこうした時期は「あれ、抜けてた!」といったことも起こりがちです。
そのよくある例が、メールの返信忘れ。メールを読んだけどあとで返信しようと思っていたら、忘れて数日過ぎてしまった…などはこの時期に限らず、忙しいときはやってしまいやすいことです。しかし、このメールひとつで、仕事がデキる人とそうでない人という印象がつくこともあるので、注意しましょう。
 そこで今回は、仕事がデキる人のメールの仕方についてみていきます。
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┏━━┓
┃ 1.メールひとつで、仕事がデキる人が分かる!
┗━━┛ 
 「メール返信が早い人は仕事がデキる」と耳にしたことがありませんか?

書籍やコラムなどでも、こうした記事を多数見かけます。webサイト「しらべぇ」の調査「仕事ができる人は返信が早いと思う」では、20〜60代有職者の男女661名が答え、どの年代でも約過半数以上の人が「メール返信早い=仕事がデキる」と思っているとありました。

たかがメールと思いたくもなりますが、メール返信の早い人と遅い人の他業務を観察してみると、メール返信が早い人はどんなことも早く、逆に遅い人はどんな物事もスローな傾向があるように感じます。

超多忙の海外人気作家が「頼みごとは忙しい人に頼め」と書いてあるのを読んだことがあります。
確かに忙しい人は物事を早く仕上げないといけないので、一つひとつの完了スピードが早い。また、作家自身も一度開いたメールを2回開くほど時間がなかったために、読んだらすぐに返信していたそうです。これらは、仕事の効率化にも役立つ手段として使えますね。

さらに、ビジネスメディアでの有名なコラムニストも、とっても忙しそうな人に限って丁寧な即レスをくれるとあるコラムに書いていました。彼は、「いまできる仕事はすぐ片づける」という習慣があるかないかが、メールの返信速度に反映されるとも言っています。少し厳しい表現ですが、なるほどと思わせられます

また、メール返信が早いと、相手の仕事時間をロスさせないというのも見逃せない点です。つまり、即レスは相手への配慮でもあるのです。特に、仕事を受けられるかどうか、ミーティングはいつがいいかなどの質問に即返信(回答)を出せば、その物事への答えが出るため方向性が即座に決まり、相手の業務も円滑に進みます。

 しかし、そうはいってもすぐに返信がいつでもできるわけじゃないですよね。そんなときは、いついつに返信しますといったメールを送っておくことをおすすめします。これも、送信者に対する配慮のひとつです。また、1日に数回メールチェックの時間を設けると、大幅な遅延も、返信し忘れも防げるでしょう。

 敬意や配慮の別の側面として、明瞭簡潔なコミュニケーションという点があります。仕事をしている人は基本的に忙しいため、メール文章は相手がすぐ理解できるよう、要点をはっきりさせた簡潔な文にすることが重要です。こうすると読んでもらいやすく、質問の場合は正確な回答がもらいやすくなります。また、お礼メールなどでは好印象として残りやすいでしょう。的確にポイントを押さえた簡潔な文章は、相手への気遣いであることに加え、 “この人仕事デキるな”というイメージももたらします。

仕事がデキる人は、単に業務のスピードが早いというだけではない点が興味深いですね。今やメールは欠かすことのできないビジネスツール。そのメールを上手に利用し、仕事の能力をさらにアップさせてみてはいかがでしょうか。

いただいたメール以外の参照サイト)
https://sirabee.com/2018/01/08/20161425861/

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