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ー[これからのバックオフィス業務を変える電子帳簿保存法] ー

投稿日:2021年3月30日 更新日:

〓■〓■〓■〓■〓■ーオフィスエムより皆様へー■〓■〓■〓■〓■〓


副業でもOK。個人事業主の青色申告は「電子帳簿保存」で65万円の控除


保存が義務付けられている会計書類のペーパーレス化を推進させるため、
「電子帳簿保存法」が2021年の税制改正大綱で大幅に緩和されます。
国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを
認めたこの法律は、膨大な量の帳簿書類を紙で保存する事務部門の負担を軽減し
生産性を上げることを目的としています。
1998年に制定されて以来、何度も改定を重ね導入や活用がしやすくなってきた
ということなので、これを機に帳簿や書類を電子化しようとする中小企業も
増えると思います。

 

さらに2020年の確定申告から、個人事業主の青色申告は「電子帳簿保存(仕訳帳・
総勘定元帳)」か「e-Tax利用」の場合のみ最大65万円の特別控除が適用と
なることから、今回電子帳簿保存を始めることにしました。

 

電子帳簿保存には2つの方法があり保存要件も申請も別々になります。

 

①電子データ保存
 最初の記録から一貫してPCで作成して保存したもの(会計ソフト使用)
「帳簿」「決算関係書類」「契約書、請求書、領収書などの証憑類」 
手書きの帳簿や請求書の写しなどは電子データ保存の対象とはなりません
②スキャナ保存
 受け取った紙の契約書、領収書、請求書等の「取引先関係書類」 をスキャン
して保存 手書きの書類でも対象となり、スマホで撮影したものも認められます。
(税務署に確認したところ、契約書・請求書・領収書等は3万円以内なら
スキャナ保存可、それ以上の金額のものは従来通り紙での保存となるそうです) 


国税関計種類は以下に分けられます


① 国税関係帳簿 (仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳 等)電子データ保存〇、スキャナ保存✕

        

② 国税関係書類
・決算関係書類(貸借対照表・損益計算書・棚卸表 等)電子データ保存〇、スキャナ保存✕
・その他書類(請求書・注文書・領収書およびこれらの写し)電子データ保存〇、スキャナ保存〇



ここまで理解した上で電子帳簿保存の手続きを始めてみましょう。


1、  電子帳簿保存制度に対応した会計ソフトを使用します。 


日本文書情報マネジメント協会の認証を受けている会計ソフト一覧 

https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denshichoubo_soft/list/

 

2、 それぞれの保存要件を確認し、電子保存する書類を決めます。

 

改ざんなどされていない「真実性の確保」と誰もが視認・確認できる「可視性
の確保」を満たすことが規定されています。 
例えば、帳簿間で相互に関係性の確認を取れる状態にしておく。
データの訂正や削除の履歴を確認できるよう保存する。
税務調査等の際にスムーズに確認が取れるように、取引日付や取引金額から
保存データを検索可能な状態とする。
などですが、認証済の会計ソフトはそれらに大体対応しているようです。
「帳簿」と「書類」をすべて電子化する必要はなく、導入しやすい部分から
導入することができるということなので、今回は65万円控除の必須要件である
「仕訳帳」「総勘定元帳」を電子化することにしました。

 

3、 承認申請  (2021年からは承認不要になります)

 

電子保存を開始する日の3か月前の日までに申請書を税務署に提出する必要が
ありました。 ただ2020年分に限っては、2020年9月30日までに承認申請書を
提出し、同年中に承認を受けて12月31日までに仕訳帳及び総勘定元帳の電磁的
記録による備え付け及び保存を行うことで、最大65万円の青色申告特別控除の
適用を受けることができます。

 

申請に必要なものは

 

・承認申請書

 

・電子保存システム運用の事務手続きを明らかにした書類 


4、 課税期間の開始の日に帳簿を備え付け順次記帳を行っていきます。

 
  

紙の書類である契約書・請求書・領収書などのスキャナ保存に関しては、確定
申告の特別控除要件ではないのでまだ今年は申請しませんでした。
こちらは取引の相手先ごとに単一的な保存方法が決まっていれば、紙とスキャナ
保存電子が混在していてもいいということになっています。


前述のように2021年の改定で承認申請は不要になりました。要件もだいぶ緩和
され、電子帳簿保存に取り組みやすくなっています。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使うことで、すぐに電子帳簿保存に
取り掛かかれるということです。
今回確定申告に電子帳簿保存が間に合わなかったとしても、業務の効率化や
省資源、経費節減などの面からも電子帳簿保存をはじめるのもよい機会ですね。

 

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